Ga naar de inhoud
Striktly
InloggenProbeer Flow gratis
Menu
Inloggen
Peppol & e-facturatie

Heb je op elk moment een overzicht van je inkomende facturen?

Wat staat open, wat is nagekeken, wat is betaald en wat heeft je boekhouder al? Zo hou je je inkomende facturen overzichtelijk, Peppol en pdf samen.

Inkomende facturen gaan van inbox naar nagekeken naar je boekhouder

Je onderneming staat op Peppol, en je weet waar de e-facturen van je leveranciers binnenkomen. Maar als iemand je vandaag vraagt welke aankoopfacturen nog openstaan, welke je al nagekeken hebt, welke betaald zijn en welke je boekhouder al heeft: kan je dat dan meteen zeggen?

Voor veel ondernemers is het eerlijke antwoord: "Ongeveer." Niet omdat ze slordig werken, maar omdat inkomende facturen langs verschillende wegen binnenkomen en elk hun eigen tempo hebben. De Peppol-factuur staat in de ene omgeving, een pdf zit in je mailbox, een bonnetje ligt nog in de auto. Een volledig overzicht maak je dan pas als je er echt naar zoekt, meestal net voor de btw-aangifte of als je boekhouder belt.

Waarom inkomende facturen meer aandacht verdienen

De voorbije maanden ging de meeste aandacht naar versturen: je Peppol-ID registreren, de eerste e-factuur naar een klant, de bevestiging dat ze aangekomen is. Ontvangen hoort er net zo goed bij. Toen de algemene tolerantieperiode op 7 april 2026 afliep, herinnerde de FOD Financiën eraan dat ook wie alleen aan particulieren factureert, onder de verplichting valt zodra hij aankoopt bij een Belgische onderneming. Zo iemand moet de elektronische facturen van zijn leverancier kunnen ontvangen.

Het aantal aansluitingen is intussen hoog. Midden juli 2026 gebruikte volgens de FOD Financiën 89% van de Belgische btw-plichtige ondernemingen Peppol, ruim een miljoen bedrijven. Ontvangen is dus voor de meeste ondernemers geregeld. De volgende vraag is: wat gebeurt er met een factuur nadat ze binnen is?

Wat "overzicht" concreet betekent

Een goed overzicht van je inkomende facturen beantwoordt op elk moment vier vragen, zonder dat je moet zoeken:

  • Wat staat er open? Welke facturen zijn binnen, maar nog niet bekeken of betaald?
  • Wat is nagekeken? Welke facturen heb je gecontroleerd en goedgekeurd, en welke wachten nog op jou of een collega?
  • Wat is betaald? Welke leveranciers heb je al betaald, en wat komt er nog aan?
  • Wat heeft je boekhouder al? Welke documenten zijn doorgestuurd, en welke nog niet?

Klinkt eenvoudig. In de praktijk loopt het vaak mis op één plek: de facturen zitten niet allemaal op dezelfde plaats. Dan heb je vier lijstjes in je hoofd in plaats van één lijst op je scherm.

Waar het overzicht in de praktijk verloren gaat

Dat Peppol op zich nog geen overzicht geeft, bleek in het voorjaar al. Uit de KMO-barometer van UNIZO (april 2026) bleek dat 15% van de ondernemingen die op Peppol aangesloten waren, in de praktijk nog deels met pdf-facturen werkte. Slechts bij 38% verliep de overstap vlot.

Misschien herken je een van deze situaties:

  • Een deel van je leveranciers stuurt via Peppol, een ander deel nog een pdf per mail, en een enkeling op papier. Je hebt dus drie stapels op drie plaatsen.
  • Je kijkt een factuur na, maar noteert nergens dat ze in orde is. Een week later twijfel je of je ze al gezien hebt.
  • Of een factuur betaald is, zoek je op in je bankapp. Of je boekhouder ze al heeft, vraag je aan je boekhouder.

Niets daarvan is een ramp. Het kost alleen telkens een paar minuten zoeken, en die minuten tellen op.

Eén lijst, vier stappen

Een rustige werkwijze voor inkomende facturen bestaat uit vier stappen, welk programma je ook gebruikt. Het helpt als elke factuur een duidelijke status heeft: dan zie je in één lijst waar elke factuur staat, en ontstaat je overzicht vanzelf.

1. Alles komt op één plek binnen. De Peppol-facturen, maar ook de pdf's die nog per mail komen. Eén lijst is makkelijker op te volgen dan twee omgevingen en een bakje op je bureau. Voor pdf's en papieren documenten kan OCR de gegevens uitlezen, zodat je niets hoeft over te tikken.

2. Nakijken en goedkeuren. Spreek af wie de inkomende facturen bekijkt en wanneer. Klopt het bedrag, hoort de factuur bij een bestelling, mag ze betaald worden? Voor vaste leveranciers kan dat sneller dan voor een afzender die je niet kent.

3. Betalen en afvinken. Als je betaling gekoppeld wordt aan de factuur, hoef je niet meer in je bankapp te zoeken of iets al betaald is.

4. Doorsturen naar je boekhouder. Je accountant wil de documenten liefst in zijn eigen boekhoudpakket, zonder dat jij ze apart moet mailen. Veel boekhoudpakketten hebben daarvoor een digitale mailbox, of je boekhouder werkt met een export per periode.

Zo werkt het in Striktly Flow

In Striktly Flow komen aankoopfacturen via Peppol en via mail samen in één overzicht. Documenten die niet via Peppol komen, worden met OCR uitgelezen. Facturen van leveranciers die je vertrouwt, keurt Flow automatisch goed. Onbekende afzenders leg je eerst zelf voor. Zo gaat je aandacht naar de uitzonderingen, niet naar elke factuur.

Flow toont bij elke factuur een status. Zo zie je op elk moment waar elke factuur staat, zonder te zoeken in je mailbox of je bankapp. Uit die status lees je af wat nog openstaat, wat al nagekeken is en wat al naar je boekhouder vertrokken is. Vanaf het pakket Flow zie je ook of een factuur betaald is: met de bankkoppeling worden betalingen aan leveranciers gekoppeld aan je inkomende facturen.

Daarna stuurt Flow de documenten, manueel of automatisch, naar de bestaande digitale mailbox van het boekhoudpakket van je accountant. Werkt je boekhouder liever met een export, dan krijgt hij elk document als pdf en als XML; de XML is het Peppol-bestand wanneer dat er is. Bij sommige pakketten kan het ook via een API-koppeling.

Werk je liever verder met je eigen boekhoud- of ERP-pakket? Dan verbindt Striktly Connect dat pakket met Peppol. Ook daar worden documenten die niet via Peppol binnenkomen met OCR gelezen, en gaan ze naar de mailbox van het boekhoudpakket van je accountant.

Vooruitblik: waarom overzicht nog belangrijker wordt

Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed over e-reporting. Het idee: bepaalde factuurgegevens gaan bijna in realtime naar de fiscus, en de jaarlijkse klantenlisting verdwijnt. Volgens het voorontwerp rapporteert niet alleen de leverancier, maar ook de klant. Je inkomende facturen tellen dus mee.

Het is nog geen wet. Het voorontwerp ging voor advies naar de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State. Daarna volgen nog een tweede lezing in de ministerraad en een stemming in de Kamer. De beoogde start is 1 januari 2028. Welke gegevens precies gerapporteerd moeten worden en hoe, volgt pas in de definitieve wet en een koninklijk besluit. Ook de FOD Financiën zegt dat de maatregel nog in Belgische wetgeving moet worden omgezet.

Je hoeft vandaag dus niets te doen voor e-reporting. Maar wie nu al op elk moment weet wat er binnen is en wat ermee gebeurd is, staat er later rustiger voor.

Checklist: test je overzicht in tien minuten

  1. Stel jezelf de vier vragen. Wat staat open, wat is nagekeken, wat is betaald, wat heeft je boekhouder al? Noteer waar je telkens moet gaan kijken om het antwoord te vinden. Heeft elke factuur een status op één plek, dan volstaat één blik.
  2. Tel je ingangen. Via hoeveel wegen komen je aankoopfacturen binnen: Peppol, mail, papier? Elke extra ingang is een extra plek om te controleren.
  3. Spreek af wie wat doet. Wie kijkt de facturen na, wie keurt ze goed, en hoe komen ze bij je boekhouder? Vraag je accountant ook welke digitale mailbox of export hij verwacht.

Probeer het met je eigen facturen

Benieuwd hoe je inkomende Peppol-facturen en pdf's er samen in één overzicht uitzien? Start een gratis proefperiode van 14 dagen met Flow Lite, Flow of Flow Professional. Laat een leverancier of jezelf een testfactuur sturen en volg ze van binnenkomst tot export naar je boekhouder.

Bronnen

Klaar om minder te schakelen?

Probeer Flow 14 dagen gratis. Je ziet meteen of het past bij hoe jij werkt.

Probeer Flow 14 dagen gratisBekijk de pakketten