Kun je elk stuk meteen voorleggen? Versnipperde administratie en SAF-T

Sinds oktober 2026 kan een onderneming bij een fiscale controle haar boekhouding als één gestructureerd bestand aanleveren via MyMinfin: een zogenaamd SAF-T-bestand. Dat klinkt technisch, en voor de meeste ondernemers is het ook iets voor de boekhouder. Maar achter dat ene bestand zit een eenvoudige vraag die elke ondernemer kent: als iemand vraagt "mag ik dat stuk eens zien?", hoe lang ben je dan aan het zoeken?

Versnipperde administratie valt zelden op in een gewone week. De facturen gaan buiten, de betalingen komen binnen, de boekhouder krijgt wat hij nodig heeft. Je merkt het pas wanneer iemand een vraag stelt. Een klant, je boekhouder, of de fiscus. Hieronder lees je wat er sinds oktober veranderd is, waarom één bestand het zoekwerk niet oplost, en hoe je in vijf minuten test waar jouw administratie versnipperd raakt.

Wat er sinds oktober veranderd is (en wat niet)

De FOD Financiën biedt ondernemingen sinds oktober 2026 de mogelijkheid om hun boekhoudgegevens in het kader van een fiscale controle via MyMinfin te bezorgen in het BE-SAF-T-formaat. Dat is een internationaal afgesproken XML-formaat met onder meer het grootboek, de dagboeken, factuurgegevens en gegevens over klanten en leveranciers (FOD Financiën, BE-SAF-T).

Een paar dingen om goed te weten:

Het is vrijwillig. De FOD raadt het formaat aan als je software de export kan maken, maar er is geen verplichting. Kan je pakket het niet, dan kan je de gevraagde gegevens in overleg in een ander leesbaar formaat bezorgen (peppol.nu, 16/10/2026).
Het werkt op verzoek. Je laadt pas een bestand op nadat je in MyMinfin een verzoek kreeg. Het is geen nieuwe aangifte en er is geen vaste termijn.
Het kan later wel strenger worden. EY merkt op dat landen na zo'n vrijwillige fase vaak een verplichting invoeren, gemiddeld binnen 24 maanden. Voor België is dat vandaag niet aangekondigd, het blijft een verwachting (EY Belgium, 25/9/2026).

Wat niet verandert, is de basisregel. Wie btw-plichtig is, moet zijn boeken, facturen en andere stukken "op ieder verzoek" van de btw-administratie "zonder onnodig uitstel" voorleggen (art. 61, § 1 Btw-Wetboek). En alles wat in je boeken staat, moet gestaafd worden door een verantwoordingsstuk (FOD Financiën, boekhouding en facturering).

Eén bestand lost het zoekwerk niet op

Een SAF-T-bestand komt uit je boekhouding. Het is dus maar zo volledig als wat er bij je boekhouder terechtkwam. En de vragen die volgen, gaan zelden over het bestand zelf. Ze gaan over wat erachter zit:

Bij welke offerte hoort deze factuur?
Waarom is er voor deze klant een creditnota gemaakt?
Is deze aankoopfactuur betaald, en wanneer?
Waar is het originele document van deze uitgave?

Wie die antwoorden op één plek heeft, beantwoordt zo'n vraag in een paar minuten. Wie ze moet samenrapen uit verschillende mailboxen, mappen en rekenbladen, is er een namiddag mee bezig. Niet omdat er iets mis is met de administratie, maar omdat ze verspreid ligt.

Waar versnippering zich verstopt

Versnippering is zelden een bewuste keuze. Ze groeit gewoon mee met je bedrijf. Een nieuwe tool voor offertes, een gedeelde map voor aankoopfacturen, een rekenblad voor de betalingen, een collega die "die klant altijd doet".

Uit een bevraging van iVox bij 317 Belgische zaakvoerders en zelfstandigen, in opdracht van een softwarebedrijf, bleek dat kmo's gemiddeld 38 uur per maand aan administratie besteden. Alleen al voor hun boekhouding gebruiken ze gemiddeld 2,3 verschillende tools. En 22% van de antwoorden noemt het beantwoorden van vragen van overheidsdiensten als iets wat eenvoudiger moet (AccountancyVandaag, 4/6/2025).

Herkenbare plekken waar stukken blijven hangen:

De mailbox. Aankoopfacturen in de inbox van wie de bestelling deed, verkoopfacturen in "Verzonden items".
De map Downloads. Een pdf die even werd opgeslagen om door te sturen, en daar bleef staan.
Het rekenblad. Een lijst met wie betaald heeft, die één persoon bijhoudt en die niet altijd bijgewerkt is.
De telefoon. Een foto van een bonnetje in een chatgesprek, of een afspraak over meerwerk in een bericht.
De schoendoos. Papieren tickets en facturen die wachten op "een rustig moment".
Iemands hoofd. Waarom er een korting werd gegeven, of welke afspraak er met een klant geldt.

Elk van die plekken werkt op zich. Het probleem is de verbinding ertussen: de factuur staat op de ene plek, de offerte op een andere, de betaling op een derde.

Doe de vijfminutentest

Je hoeft niet te wachten op een vraag van buitenaf om te weten hoe het met je administratie zit. Neem vijf minuten en een timer.

Kies drie stukken uit 2026 zonder erover na te denken: één verkoopfactuur, één aankoopfactuur en, als je die hebt, één creditnota. Neem bijvoorbeeld de derde van de lijst in je boekhouding of op je rekeninguittreksel.
Zoek per stuk vier dingen op:
- het document zelf, in de versie die verstuurd of ontvangen werd;
- waar het vandaan komt (de offerte, de bestelling of de afspraak);
- of het betaald is, en wanneer;
- of je boekhouder het al heeft.
Tel hoeveel plekken je moest openen. Mailbox, map, rekenblad, bankapp, boekhoudpakket, collega bellen: elke plek telt.

Lukte het binnen vijf minuten en op één of twee plekken? Dan zit de basis goed. Moest je vijf plekken openen of iemand bellen? Dan weet je meteen waar je kan beginnen.

Van vijf plekken naar één lijn

Centraliseren betekent niet dat je alles in één keer moet omgooien. Het gaat om een paar vaste afspraken, zodat elk stuk één plek heeft.

Eén ingang voor aankoopfacturen. Laat leveranciers naar één adres factureren, en spreek af dat niemand facturen in de eigen inbox laat liggen. Dat geldt ook voor e-facturen: een Peppol-inbox die niemand opent, is gewoon een extra plek.
Verkoopfacturen uit één systeem. Geen kopie van een oude factuur in een tekstverwerker, en geen losse creditnota "even snel". Elke factuur en creditnota krijgt een nummer uit dezelfde reeks.
Offerte, factuur en betaling aan elkaar. Als je bij een factuur meteen ziet uit welke offerte ze komt en of ze betaald is, beantwoord je de meeste vragen zonder te zoeken.
Een vast ritme naar je boekhouder. Stuur documenten op een vast moment door, liefst rechtstreeks naar het boekhoudpakket van je boekhouder, in plaats van alles te bundelen aan het einde van het kwartaal.
Spreek af wie wat aanlevert. Vraag je boekhouder nu al of zijn pakket een BE-SAF-T-export kan maken en wie dat bestand bij een controle zou bezorgen. EY raadt aan om dat vooraf af te spreken (EY Belgium).

Je checklist in één lijst

Ik heb de vijfminutentest gedaan met drie willekeurige stukken uit 2026.
Aankoopfacturen komen op één afgesproken plek binnen, ook de e-facturen.
Al mijn verkoopfacturen en creditnota's komen uit één systeem, met één nummering.
Bij een factuur zie ik uit welke offerte ze komt en of ze betaald is.
Mijn boekhouder krijgt documenten op een vast moment, niet alles tegelijk aan het einde van het kwartaal.
Ik weet of het pakket van mijn boekhouder een BE-SAF-T-export kan maken, en wie die bij een controle bezorgt.

Dit artikel is een praktische samenvatting, geen fiscaal advies. Bespreek je eigen situatie met je boekhouder.

Zelf eens proberen?

Wil je de vijfminutentest voortaan op één plek doen? In Flow staan je verkoopfacturen en creditnota's in één overzicht, en filter je op klant, documentnummer, periode of status. Aankoopfacturen komen samen op één plek binnen, via Peppol, via mail of op papier, en documenten die niet via Peppol komen, worden met OCR uitgelezen. Elk document bekijk of download je rechtstreeks vanuit het overzicht, en je stuurt je documenten door naar je boekhouder.

Vanaf Flow Lite wordt een offerte die je klant goedkeurt met één klik een order of factuur. Vanaf het pakket Flow worden betalingen gekoppeld aan je openstaande verkoopfacturen en aan je inkomende facturen, zodat je per factuur ziet wat betaald is.

Je kan Flow Lite, Flow en Flow Professional 14 dagen gratis proberen, zonder verplichting. Bekijk hoe Flow werkt of bekijk de pakketten en start je proefperiode.

Kun je elk stuk meteen voorleggen?