Vijf administratieve zaken om vóór 31 december na te kijken

Het eerste jaar met verplichte e-facturatie loopt op zijn einde. Voor de meeste ondernemers was 2026 vooral een jaar van aanpassen: een Peppol-registratie hier, een nieuwe werkwijze daar. Nu het stof wat gaat liggen, is het een goed moment om even stil te staan. Niet om alles om te gooien, maar om in een halfuur na te gaan of de basis echt goed zit, nog voor het nieuwe jaar begint.

Hieronder vind je vijf zaken die we elke ondernemer zouden aanraden om voor het jaareinde na te kijken.

1. Kun je e-facturen versturen én ontvangen?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. De algemene tolerantieperiode liep af na de eerste drie maanden van 2026 (efactuur.belgium.be, 7/4/2026).

Twee dingen worden daarbij vaak over het hoofd gezien:

Ook de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt in principe onder de verplichting. De FOD Financiën zette dat in april nog eens uitdrukkelijk in de verf.
Factureer je alleen aan particulieren, maar koop je in bij Belgische ondernemingen? Dan moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.

Wie de technische middelen mist om e-facturen te versturen of te ontvangen, riskeert een boete: €1.500 bij een eerste, €3.000 bij een tweede en €5.000 bij elke volgende vastgestelde overtreding, met minstens drie maanden tussen twee overtredingen (Finodata, over het KB van 8 juli 2025). Tegelijk liet de FOD op 3 augustus weten dat er nog geen boetes waren uitgedeeld en dat de dienst voorlopig kiest voor een "constructieve dialoog" (HLN/Belga, 3/8/2026).

Het punt is dus niet om je zorgen te maken, wel om zeker te zijn dat je in orde bent.

Snel na te kijken: zoek je ondernemingsnummer op in de Peppol Directory en controleer of je onderneming gevonden wordt.

2. Gaan er nog pdf-facturen naar zakelijke klanten?

Een Peppol-registratie is één ding, een werkende factuurstroom is iets anders. In de praktijk zien we dat er naast de e-facturen soms nog pdf's de deur uitgaan: een creditnota die snel "even" gemaakt werd, een factuur uit een oud sjabloon, een klant waarvan het ondernemingsnummer niet goed in je klantenbestand stond.

Voor facturen tussen Belgische btw-plichtigen is de gestructureerde e-factuur de regel. Andere formaten en routes zijn alleen mogelijk als beide partijen akkoord gaan, en ook dan moet je via Peppol kunnen versturen en ontvangen (Finodata).

Snel na te kijken: overloop je verkoopfacturen en creditnota's van de laatste drie maanden. Ging er iets als pdf naar een zakelijke klant? Kijk dan waarom, en of de klantgegevens (ondernemingsnummer, adres) kloppen.

3. Staat je archief op orde?

De regels voor archivering zijn met e-facturatie niet veranderd (efactuur.belgium.be, 8/4/2026). Een paar aandachtspunten:

Bewaartermijn. De FOD-pagina over e-facturatie spreekt van zeven jaar voor de btw, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking, en in sommige gevallen 15 of 25 jaar. Andere bronnen wijzen op een termijn van tien jaar voor belastingen die sinds 2023 verschuldigd zijn (Finodata). Vraag je boekhouder welke termijn voor jouw situatie geldt, en hou bij twijfel de langste aan.
Bewaar het origineel. De FOD raadt sterk aan om het oorspronkelijke elektronische formaat (het XML-bestand) te bewaren. Wie alleen een omgezette versie bijhoudt, draagt bij een controle een zwaardere bewijslast.
Maak een back-up. Een verloren digitaal archief heeft volgens de FOD dezelfde gevolgen als een papieren archief dat verbrandt. Een eenvoudige veiligheidskopie volstaat al.

Snel na te kijken: weet je waar je facturen van 2026 staan, in welk formaat, en is er een kopie?

4. Gebruik je de 120%-aftrek?

Voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen de abonnementskosten van facturatiesoftware en de advieskosten voor de nieuwe e-facturatieverplichting voor 120% aftrekken (efactuur.belgium.be, fiscale stimulansen).

Goed om te weten:

Het gaat om periodieke kosten, zoals een maandelijks of jaarlijks abonnement, en om advies dat specifiek gaat over de voorbereiding of invoering van e-facturatie.
Gebruik je een bestaand pakket waarvoor je een meerprijs betaalt voor e-facturatie? Dan telt alleen die meerprijs, en die moet apart op de factuur van je leverancier staan.
2026 en 2027 vallen er nog onder. Daarna stopt de maatregel.

Snel na te kijken: leg je facturen van softwareleveranciers en adviseurs van dit jaar opzij en overloop ze met je boekhouder. Staat de meerprijs voor e-facturatie nergens apart vermeld? Vraag dan je leverancier om dat voortaan wel te doen.

5. Zet de deadlines van december en januari in je agenda

Een paar data die eraan komen (FOD Financiën, btw-kalender; FOD Financiën, vrijstellingsregeling):

Vóór 15 december 2026: wil je vanaf 1 januari 2027 overstappen naar de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan dien je je aanvraag in via e604. Op de FOD-pagina staat vandaag een omzetdrempel van €25.000 per jaar (exclusief btw). Bespreek eerst met je boekhouder of de regeling voor jou zinvol is.
20 januari 2027: btw-aangifte en betaling voor december 2026, als je maandelijks aangeeft.
25 januari 2027: btw-aangifte en betaling voor het vierde kwartaal van 2026, als je per kwartaal aangeeft.

Snel na te kijken: spreek nu al met je boekhouder af wanneer je de documenten van december aanlevert, zodat januari niet op het laatste moment begint.

Je eindejaarscheck in één lijst

Mijn onderneming wordt gevonden in de Peppol Directory en ik kan e-facturen versturen en ontvangen.
Er gaan geen pdf-facturen of -creditnota's meer naar Belgische zakelijke klanten, en mijn klantgegevens kloppen.
Ik weet waar mijn facturen van 2026 staan, het originele XML-bestand wordt bewaard en er is een back-up.
Ik heb met mijn boekhouder bekeken of mijn softwareabonnement en advieskosten in aanmerking komen voor de 120%-aftrek.
15 december, 20 januari en 25 januari staan in mijn agenda, en de aanlevering van december is afgesproken.

En dan 2027

Het rustigste moment om je facturatie op orde te brengen is wanneer er geen nieuwe verplichting voor de deur staat. Dat is 2027. De regering plant vanaf 2028 e-reporting, waarbij factuurgegevens bijna in realtime naar de fiscus gaan, maar dat is vandaag nog een voorontwerp van wet en geen wet (Finodata). Wat je nu al kan doen, staat eigenlijk hierboven: één werkende factuurstroom, een archief dat klopt en een vaste afspraak met je boekhouder.

Zelf eens proberen?

Wil je deze lijst afvinken met je eigen facturen in plaats van in een spreadsheet? In Flow maak je verkoopfacturen en creditnota's op en verstuur je ze via Peppol, ontvang je e-facturen, lees je pdf's in met AI OCR en stuur je documenten door naar de digitale mailbox van het boekhoudpakket van je boekhouder.

Je kan Flow Lite, Flow en Flow Professional 14 dagen gratis proberen, zonder verplichting. Bekijk de pakketten en start je proefperiode.