Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel Striktly Business Software traite, sur quelle base juridique et à quelle finalité, pendant combien de temps nous les conservons et de quels droits vous disposez à cet égard.

1. Généralités

Striktly Business Software (ci-après « Striktly Business Software », « nous » ou « notre ») accorde une grande importance à votre vie privée. Nous respectons dès lors les lois et normes nationales et internationales, dont le Règlement général sur la protection des données (le RGPD ou GDPR). Cela signifie que vos données sont en sécurité chez nous et que nous protégerons vos données.

Striktly Business Software traite les données à caractère personnel des personnes avec lesquelles nous entretenons, avons entretenu ou souhaitons entretenir à l’avenir une relation directe ou indirecte. Il s’agit donc autant des données de nos clients actuels et potentiels, des personnes de contact de nos clients, des partenaires commerciaux qui nous assistent dans la prestation de nos services à nos clients (par ex. des fournisseurs) ou que nous assistons dans la prestation de services à des clients, des donneurs d’ordre, des utilisateurs de nos logiciels, des travailleurs/consultants indépendants, mais également des clients potentiels et des travailleurs potentiels (candidats) ainsi que des visiteurs de notre site web.

Par « traitement de données », nous entendons tout traitement de données susceptibles de vous identifier en tant que personne physique. Vous trouverez plus loin dans la présente déclaration de confidentialité (ci-après la « Déclaration de confidentialité ») quelles sont précisément ces données. La notion de « traitement » est large et couvre notamment la collecte, la conservation, l’utilisation ou la diffusion de vos données.

Dans la présente Déclaration de confidentialité, nous souhaitons clarifier le rôle que Striktly Business Software peut avoir à votre égard en tant que personne. Plus précisément, Striktly Business Software entretient avec vous, en tant que personne, une relation de « responsable du traitement » (conjoint) en ce qui concerne vos données à caractère personnel si vous êtes un utilisateur de nos logiciels, de nos services ou de notre site web, ou une personne de contact d’un client, d’un client (potentiel) ou d’un fournisseur ; si vous entretenez une relation de travail avec Striktly Business Software ou si vous êtes consultant indépendant, etc. Dans cette relation avec vous, nous déterminons nous-mêmes la finalité et les moyens de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel. Dans cette relation, vous pouvez vous adresser directement à nous pour l’exercice de vos droits. La présente Déclaration de confidentialité ne s’applique pas dans la mesure où nous traitons des données à caractère personnel en qualité de « sous-traitant » pour le compte de nos clients. Ces données à caractère personnel relèvent de contrats de sous-traitance distincts que nous concluons avec nos clients.

2. Qui est Striktly Business Software et quelle est la finalité de notre suite logicielle ?

Striktly Business Software est la dénomination commerciale de Striktly Business Software bv, dont le numéro d’entreprise est 0889.309.955 et dont le siège social est établi Hessenplein 2, 2000 Anvers (Belgique).

Striktly Business Software développe des produits logiciels et des services destinés aux entreprises afin de gérer simplement leur administration. Les logiciels et les services soutiennent l’entreprise en matière de facturation, de finances, de planification, de portail client, de boutique en ligne, de statistiques, etc.

3. Quelles sont les bases juridiques sur lesquelles Striktly Business Software s’appuie pour traiter vos données à caractère personnel ?

Nous ne traitons vos données que pour les finalités légitimes énumérées ci-dessous, le traitement étant toujours fondé sur les bases de licéité énumérées dans le GDPR.

3.1 Striktly Business Software doit pouvoir respecter correctement ses obligations contractuelles (obligation contractuelle)

Si nous entretenons ou allons nouer une relation contractuelle, nous devons pouvoir respecter correctement nos obligations contractuelles. Nous traitons donc des données à caractère personnel en vue de la conclusion et de l’exécution de ce contrat, afin de pouvoir vous fournir nos services ou afin de vous permettre de nous fournir vos services.

Striktly Business Software peut ainsi utiliser vos données à caractère personnel, par exemple, aux fins suivantes :

– la création d’un compte (de démonstration) et la confirmation de celui-ci ;

– la dispense de formations ;

– la fourniture de conseils ;

– la fourniture des services de Striktly Business Software, que ce soit ou non par le biais du site web, des logiciels et/ou d’un autre type de service ;

– la fourniture d’un support/d’une assistance (par exemple en cas de problèmes) ;

– l’envoi de factures et le recouvrement des paiements ;

– l’optimisation de la qualité, de la gestion et du contenu du site web, des logiciels et/ou d’un autre service ;

– des fins statistiques en vue d’optimiser la qualité de nos services ;

– l’établissement d’une offre.

3.2 Striktly Business Software doit pouvoir fonctionner en tant qu’entreprise (intérêt légitime)

Outre les finalités déjà énumérées, Striktly Business Software poursuit, en tant qu’entreprise commerciale, un certain nombre d’intérêts légitimes qui constituent le fondement du traitement de données à caractère personnel. Striktly Business Software veille à ce que l’incidence sur votre vie privée soit aussi limitée que possible et à ce que, en tout état de cause, les intérêts de Striktly Business Software prévalent sur l’incidence éventuelle de ce traitement sur votre droit à la vie privée. Nous traitons vos données personnelles pour nos intérêts légitimes, pour autant que ce traitement ne soit pas contraire à vos droits. Ainsi, des données à caractère personnel sont traitées dans différentes situations, par exemple pour :

– vous protéger, ainsi que Striktly Business Software ou des tiers, contre des menaces (telles que des problèmes de sécurité ou des fraudes) ;

– diriger, gérer et contrôler l’entreprise Striktly Business Software ;

– vous informer de notre offre ;

– soutenir l’entreprise Striktly Business Software dans la constatation, l’exercice, la défense et la sauvegarde de ses droits, par exemple en cas de litiges ;

– améliorer l’entreprise sur le plan des processus, de la gestion de la qualité et du service à la clientèle ;

– mieux comprendre et améliorer les relations avec la clientèle ;

– soutenir le processus de recrutement et évaluer les collaborateurs.

3.3 Striktly Business Software traite vos données sur la base de votre consentement (exprès)

Pour d’éventuelles autres finalités spécifiques, nous vous demanderons votre consentement (exprès).

L’envoi de communications marketing et publicitaires ciblées, de mises à jour et d’offres promotionnelles (par exemple au moyen d’une lettre d’information) aura lieu sur la base de votre accord exprès. Nous nous fondons par ailleurs sur le consentement comme base juridique à l’égard de nos clients et partenaires commerciaux (par ex. les fournisseurs), afin de pouvoir leur fournir nos services de manière professionnelle. Lorsque vous nous avez donné votre consentement verbal au traitement de certaines données, nous vous envoyons toujours un e-mail confirmant votre accord. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en prenant contact avec nous. Nous vous demandons de toujours confirmer par écrit un retrait verbal de votre consentement, ou de retirer votre consentement par e-mail ou par courrier.

Les cookies analytiques et marketing, y compris pour le remarketing et la création d’audiences publicitaires, ne sont placés que sur la base de votre consentement via la bannière de cookies (catégorie Marketing pour le remarketing). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page.

3.4 Striktly Business Software traite vos données afin de satisfaire aux obligations légales qui nous incombent

Ainsi, nous sommes légalement tenus de donner suite à vos demandes en vertu de la législation et de la réglementation en matière de protection des données, et nous devons, en tant qu’entreprise, conserver les documents comptables pertinents pendant le délai légal.

Lorsque nous traitons ultérieurement vos données pour des finalités autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous prendrons contact avec vous et, le cas échéant, vous proposerons nos services et/ou vous demanderons votre consentement. Si ce contact devait avoir lieu par téléphone, nous vous adresserons ensuite un e-mail dans lequel nous indiquerons que nous traiterons vos données conformément à la présente Déclaration de confidentialité.

4. Quelles données Striktly Business Software traite-t-elle et pourquoi ?

Nous précisons ci-dessous quelles données nous sommes susceptibles de traiter à votre sujet, en fonction de votre relation avec Striktly Business Software. Cela ne signifie pas que nous disposons dans tous les cas de l’ensemble des données mentionnées ci-dessous. Cela dépendra en effet toujours de la situation concrète et de vos préférences.

Visiteurs de notre site web

Si vous visitez notre site web, nous traitons éventuellement les données suivantes à votre sujet, par le biais de l’utilisation de cookies et de votre utilisation des fonctionnalités que nous avons prévues sur le site web (par ex. le formulaire de contact).

– données d’identification : une copie de votre carte d’identité (uniquement afin de vérifier votre identité si nécessaire lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits en tant que personne concernée sur la base du GDPR) ;

– données d’identification électroniques : notamment votre adresse IP, le type de navigateur, la localisation et les moments de connexion ;

– des données sur votre utilisation du site et sur les publicités sur lesquelles vous avez cliqué (comme les pages visitées, les identifiants de clic et un identifiant de cookie), uniquement si vous y avez consenti via la bannière de cookies. Nous les utilisons pour analyser notre site, mesurer le résultat de nos publicités et, via des audiences auprès des plateformes publicitaires, vous montrer des publicités de Striktly sur d’autres sites et plateformes (remarketing). Vous trouverez plus d’informations dans notre Politique en matière de cookies.

– données de contact et historique des contacts : notamment votre nom et votre adresse e-mail lors de l’utilisation du formulaire de contact sur notre site web, les messages envoyés et reçus (tels que par e-mail ou via le formulaire de contact prévu sur notre site web).

Utilisateurs du check-up en ligne

Sur notre site web, vous pouvez compléter le check-up en ligne « Où en êtes-vous aujourd’hui ? ». Vous y répondez à quelques questions sur le fonctionnement actuel de votre administration, par exemple la manière dont vous établissez vos offres, envoyez vos factures et suivez vos paiements. Vous voyez votre résultat immédiatement, sans devoir communiquer de données à caractère personnel.

Dans ce cadre, nous traitons les données suivantes :

– réponses sans données à caractère personnel : vos réponses, le score calculé, le profil de résultat et le conseil, ainsi que le moment et l’origine de la visite (par ex. le site web référent ou la campagne). Nous ne relions pas ces données à votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse IP ou un identifiant de cookie ;

– coordonnées, uniquement si vous le choisissez vous-même : si, après votre résultat, vous complétez le formulaire « Vous souhaitez discuter de votre résultat ? » et donnez votre consentement explicite, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, le nom de votre entreprise et, si vous les indiquez, votre numéro d’entreprise et votre numéro de téléphone. Nous les relions à vos réponses et à votre résultat. Nous conservons également le moment de votre consentement et la version du texte de consentement.

Nous utilisons ces données aux fins et sur les bases juridiques suivantes :

– nous utilisons les réponses sans données à caractère personnel pour analyser et améliorer le check-up, notre site web et notre offre. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime (voir la partie 3.2) ;

– nous utilisons les coordonnées, avec vos réponses et votre résultat, pour discuter de votre résultat avec vous et assurer un suivi commercial, par exemple en vous proposant une démo ou une période d’essai. Nous le faisons sur la base de votre consentement (voir la partie 3.3). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en envoyant un e-mail à privacy@striktlysoftware.com. Le retrait vaut pour l’avenir ; il ne porte pas atteinte au traitement déjà effectué.

Destinataires et sous-traitants : le site web et les réponses sont hébergés chez Vercel (hébergement et statistiques de visite anonymes) ; les réponses sont stockées dans une base de données chez Supabase, au sein de l’UE. Les coordonnées que vous communiquez avec votre consentement sont conservées dans cette même base de données et gérées dans notre système CRM Attio. Nous concluons des contrats de sous-traitance avec ces sous-traitants et, pour d’éventuels transferts en dehors de l’UE, nous prévoyons des garanties appropriées (voir la partie 5).

Durée de conservation : nous conservons les réponses sans données à caractère personnel pendant 3 mois maximum, puis nous les supprimons. Nous conservons vos coordonnées, avec vos réponses et votre résultat, pendant 3 mois maximum, sauf si vous devenez client entre-temps ou retirez votre consentement plus tôt.

Le check-up fournit un résultat et un conseil indicatifs. Aucune prise de décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire n’a lieu. Le conseil est sans engagement, et la personne qui discute de votre résultat avec vous est toujours un collaborateur.

Pour vos droits (accès, rectification, effacement, opposition, retrait de votre consentement et autres), nous renvoyons à la partie 9. Vous pouvez les exercer via privacy@striktlysoftware.com.

Clients et partenaires commerciaux

De nos clients et partenaires commerciaux actuels, anciens et potentiellement futurs (ou de leurs personnes de contact), nous traitons éventuellement les données suivantes. Les données que nous traitons concrètement à votre sujet dépendront évidemment des services concrets que vous prenez, avez pris ou souhaitez éventuellement prendre chez nous en tant que client, ou de la manière dont vous nous assistez, en tant que partenaire commercial, dans la prestation des services précités à nos clients, ou dont nous vous les fournissons en tant que notre partenaire commercial.

– données d’identification : notamment une copie de votre carte d’identité (uniquement afin de vérifier votre identité si nécessaire lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits en tant que personne concernée sur la base du GDPR), nom d’utilisateur et mot de passe (pour vous connecter à notre site web et à nos logiciels) ;

– données de contact : notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone fixe, votre numéro de GSM, votre adresse e-mail privée et/ou personnelle et votre fonction professionnelle ;

– historique des contacts : notamment les messages envoyés et reçus (tels que par e-mail ou via le formulaire de contact prévu sur notre site web) ;

– données publiques : données accessibles au public (par ex. les données figurant sur le site web de l’entreprise à laquelle vous appartenez, les données obtenues auprès de la Kruispuntbank van Ondernemingen (Banque-Carrefour des Entreprises)) ;

– données de paiement : notamment les données de carte de paiement et le numéro de compte, si vous effectuez des paiements à notre profit ou recevez des paiements de notre part.

Candidats

Des candidats, à savoir les travailleurs potentiellement futurs pour des fonctions au sein de Striktly Business Software, nous traitons éventuellement les données suivantes. Cela concerne autant les candidats qui postulent directement auprès de Striktly Business Software que les candidats qui parviennent à Striktly Business Software par le biais de bureaux externes. Il va de soi que les données concrètement traitées dépendent dans ce cas dans une large mesure des données que vous nous communiquez vous-même dans le cadre de votre candidature, de ce service spécifique ou de votre postulation.

Lorsque vous postulez auprès de Striktly Business Software, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

– données d’identification (par ex. votre nom, votre sexe, votre date et lieu de naissance, votre numéro de registre national, votre photo d’identité) ;

– données de contact (par ex. adresse, numéro de GSM, adresse e-mail) ;

– données financières (par ex. votre numéro de compte bancaire) ;

– données relatives à la composition de votre ménage (par ex. votre état civil, le nombre de personnes à charge) ;

– formations, préférences et qualifications (par ex. votre expérience professionnelle, votre situation professionnelle, vos disponibilités, vos études, vos diplômes, vos connaissances linguistiques, votre CV) ;

– d’autres données que vous nous transmettez vous-même ou que vous avez manifestement rendues publiques (photo, CV, profil LinkedIn).

Le cas échéant, une copie de la carte d’identité, de la carte bancaire, du permis de travail, du permis de conduire et/ou de Student@Work peut également être demandée.

Il s’agit de données que vous nous communiquez vous-même au préalable ou qui sont collectées au cours de la procédure de recrutement.

Au début du processus de recrutement, le candidat est informé de manière plus détaillée du traitement de ses données à caractère personnel par Striktly Business Software.

Travailleurs et consultants

Nous traitons éventuellement les données suivantes de nos travailleurs. Il en va de même pour les intérimaires et les consultants indépendants qui sont occupés chez Striktly Business Software. Il va de soi que les données concrètement traitées dépendent dans ce cas dans une large mesure des données que vous nous communiquez vous-même dans le cadre de la relation de travail spécifique, de la fonction et des services concernés.

– données d’identification (par ex. votre nom, votre sexe, votre date et lieu de naissance, votre numéro de carte d’identité, votre photo d’identité, votre numéro de registre national si la loi l’exige) ;

– données de contact (par ex. adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, données de connexion, données de badgeage) ;

– données financières (par ex. votre numéro de compte bancaire, votre rémunération, vos avantages, vos dépenses, le calcul de votre rémunération) ;

– données relatives à votre situation familiale (par ex. votre état civil, le nombre de personnes à charge) ;

– informations relatives à la relation de travail et à la carrière (par ex. horaire de travail, absences, enregistrement du temps de travail, durée de la carrière, informations ou communications de collègues, de supérieurs, de clients, de tiers ou d’autres personnes relatives à l’exécution de la relation de travail, sous quelque format que ce soit, tels que des e-mails ou des SMS) ;

– informations relatives à l’évaluation et à la formation (par ex. évaluation des prestations, promotions, formations suivies) ;

– données médicales (dans le cadre d’un accident du travail ou d’un accident de la vie privée déclaré à Striktly Business Software en tant qu’employeur) ;

– informations relatives à l’utilisation de véhicules au service de Striktly Business Software (par ex. amendes de roulage, données de géolocalisation).

Striktly Business Software peut également être amenée à collecter des photos et d’autres reproductions en lien avec vos activités au sein de notre société.

Il s’agit de données que vous nous communiquez vous-même ou qui sont collectées au cours de l’exécution de votre contrat de travail ou de votre mission (évaluations, modifications de rémunération, promotions, sanctions, plaintes).

Au début de la relation de travail ou de la mission, le travailleur ou le consultant est informé de manière plus détaillée du traitement de ses données à caractère personnel par Striktly Business Software.

Catégories particulières de données à caractère personnel

Striktly Business Software ne traitera aucune catégorie particulière de données à caractère personnel (c’est-à-dire les données relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière univoque, les données concernant la santé ou la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique), sauf si celles-ci nous sont transmises avec votre consentement exprès.

Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez savoir ce que nous conservons précisément à votre sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec Striktly Business Software en envoyant un e-mail à privacy@striktlysoftware.com.

5. Striktly Business Software partage-t-elle vos données à caractère personnel avec des tiers ?

Striktly Business Software ne vend aucune donnée à caractère personnel à des tiers.

Striktly Business Software ne communique pas non plus vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si (i) vous en faites vous-même le choix et donnez votre consentement exprès à cet effet ; (ii) cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous en tant que client, travailleur ou autre partenaire commercial, ou pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d’un tel contrat (par ex. la conclusion d’un contrat de licence entre vous et Striktly Business Software) ; ou (iii) une disposition légale, une loi ou une réglementation impérative ou une injonction judiciaire nous y oblige. Même s’il s’agissait de catégories sensibles de données à caractère personnel, nous ne partagerons en aucun cas ces données sans votre consentement exprès. Si des tiers nous le demandent, il leur est conseillé de solliciter les données auprès des personnes concernées elles-mêmes et directement.

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec différentes parties, telles que les prestataires de services qui nous assistent en matière d’informatique, de ressources humaines, d’administration des systèmes, d’analyse de l’audience web, d’hébergement dans le cloud, de marketing et de communication. Nous concluons des contrats de sous-traitance avec ces sous-traitants afin de pouvoir garantir vos droits. Lorsque ces sous-traitants sont établis en dehors de l’UE, nous veillons à ce que les bases juridiques de tels transferts internationaux soient garanties. Nous utilisons notamment Vercel pour l’hébergement de notre site web, Supabase (avec des serveurs dans l’UE) comme base de données de notre site web, et Attio comme système CRM pour la gestion des coordonnées et le suivi commercial.

Si vous consentez aux cookies analytiques ou marketing, nous partageons des données sur votre utilisation de notre site (comme un identifiant de cookie, les pages visitées et les identifiants de clic des publicités) avec :

– Google Ireland Ltd (Google Analytics, Google Ads et Google Tag Manager) ;

– Meta Platforms Ireland Ltd (Facebook et Instagram) ;

– TikTok Technology Ltd (Irlande) ;

– Reddit, Inc. (États-Unis) ;

– LinkedIn Ireland Unlimited Company.

Pour la mesure des publicités et la création d’audiences de remarketing, ces fournisseurs sont responsables conjointement avec nous (responsables conjoints du traitement) de la collecte et de la transmission de ces données. Pour leur traitement ultérieur, ils sont eux-mêmes responsables, conformément à leur propre politique de confidentialité.

Nous ne transmettons pas d’adresses e-mail ni d’autres données de formulaire (même hachées) à ces plateformes publicitaires.

Ces fournisseurs ou leurs sociétés mères peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Chez TikTok, cela peut aussi se faire dans d’autres pays, comme Singapour, la Malaisie et la Chine. Ces transferts ont lieu sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework), dans la mesure où le destinataire y participe (comme Google LLC, Meta Platforms, Inc. et LinkedIn Corporation), ou sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne avec des mesures complémentaires.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que cela est nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Pour déterminer le délai de conservation approprié, nous tenons compte du volume, de la nature et de la sensibilité des données à caractère personnel, de la raison pour laquelle nous les traitons et de la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens. Les données collectées via des cookies sont conservées selon les durées indiquées dans notre Politique en matière de cookies. Les fournisseurs déterminent eux-mêmes la durée de conservation chez eux.

Nous devons également tenir compte des périodes pendant lesquelles nous pourrions devoir conserver des données à caractère personnel afin de satisfaire à nos obligations légales (par ex. en matière de facturation et de comptabilité) ou en vue du traitement de plaintes et de questions et de la protection de nos droits légaux en cas de réclamation.

Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel, nous les supprimerons, les détruirons ou les anonymiserons de manière sécurisée. Si cela n’est pas possible (techniquement), par exemple parce que vos données sont conservées dans des archives de sauvegarde, nous conserverons vos données mais ne les traiterons pas davantage et les supprimerons dès que cela devient possible.

Nous examinons également comment réduire au fil du temps les données à caractère personnel que nous utilisons et si nous pouvons anonymiser vos données à caractère personnel, de sorte qu’elles ne puissent plus être reliées à vous ni vous identifier. Dans ce cas, nous pouvons utiliser ces informations sans autre notification à votre égard.

7. Comment obtenons-nous vos données ?

Nous pouvons obtenir vos données directement de vous, de nos clients, de nos prestataires de services ou de sources publiques.

Si nous obtenons vos données de nos clients (par ex. en tant que notre personne de contact) et n’agissons pas à cette occasion en qualité de simple sous-traitant, nous prenons toutes les mesures raisonnables afin de vérifier si les données ont été collectées et traitées ultérieurement de manière licite par notre client, et si les données peuvent nous être transmises sur la base juridique invoquée. S’il s’avère que ce n’est pas le cas, nous refuserons le traitement des données concernées.

Si nous obtenons vos données de sources externes (publiques ou non) et que nous traitons vos données dans nos systèmes en qualité de responsable du traitement, nous vous informerons du traitement de vos données au plus tard au moment de notre premier contact avec vous.

En ce qui concerne la consultation de sources publiques, nous faisons usage de banques de données telles que la Kruispuntbank van Ondernemingen (Banque-Carrefour des Entreprises).

8. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

Striktly Business Software s’engage à prendre des mesures (de précaution) raisonnables, technologiques et organisationnelles en vue de prévenir (i) tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l’usage abusif ou toute forme de traitement illicite de vos données à caractère personnel.

Striktly Business Software conservera dans un environnement sécurisé toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées.

Nonobstant la politique de sécurité de Striktly Business Software, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, un niveau de sécurité infaillible ne peut être garanti. Aucune méthode de transmission ou de transfert par internet ni aucune méthode de stockage électronique n’est sûre à 100 %, de sorte que Striktly Business Software ne peut garantir à cet égard une sécurité absolue.

Enfin, la sécurité de votre compte dépendra aussi en partie de la confidentialité de votre mot de passe permettant d’accéder à nos logiciels ou à notre site web. Striktly Business Software ne vous demandera jamais votre mot de passe, de sorte que vous êtes tenu de ne pas le communiquer vous-même. Si vous avez néanmoins communiqué votre mot de passe à un tiers – par exemple parce que ce tiers a indiqué qu’il vous offrait des services complémentaires – ce tiers obtiendra, au moyen de votre mot de passe, accès à vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous êtes vous-même responsable des actes posés par l’usage qui est fait de vos données à caractère personnel. Striktly Business Software vous recommande dès lors vivement, lorsque vous constatez qu’une personne a connaissance de votre mot de passe, de le modifier immédiatement et de prendre contact avec nous.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous respecterons toutes les obligations de notification applicables à une telle violation.

9. De quels droits disposez-vous en tant que personne concernée ?

Si vous avez des questions ou souhaitez savoir quelles données à caractère personnel nous détenons à votre sujet, vous pouvez toujours prendre contact avec nous.

N’oubliez pas non plus que vous disposez des droits suivants :

– obtenir des explications sur les données à caractère personnel que nous détenons, sur ce que nous en faisons et à quelles finalités ;

– accéder aux données à caractère personnel précises que nous détenons et en obtenir une copie ;

– faire corriger les erreurs et faire compléter ou mettre à jour vos données à caractère personnel ;

– faire supprimer les données à caractère personnel obsolètes ;

– retirer votre consentement ;

– vous opposer au traitement de vos données fondé sur nos intérêts légitimes. Cela doit se faire sur la base de motifs liés à votre situation particulière. Dans ce cas, nous devons mettre fin au traitement, sauf si nous invoquons des motifs légitimes impérieux pour poursuivre le traitement ;

– obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel sans retard excessif (« right to be forgotten »), sauf si nous sommes légalement tenus de conserver certaines données pendant un délai déterminé ;

– obtenir la limitation du traitement de vos données. De cette manière, le traitement est temporairement suspendu jusqu’à ce que, par exemple, leur exactitude soit établie ;

– obtenir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

L’exercice des droits susmentionnés est toutefois soumis à certaines exceptions destinées à protéger l’intérêt général, nos intérêts et les intérêts d’autres personnes.

Veillez à toujours indiquer clairement qui vous êtes, afin que nous soyons certains de ne pas modifier ou supprimer les données d’une personne erronée. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous vérifierons tout d’abord votre identité en demandant une copie de votre carte d’identité. Nous vous invitons à y biffer les données non pertinentes, telles que votre numéro de registre national et votre photo.

L’exercice de vos droits est en principe gratuit. Toutefois, lorsque votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer une indemnité raisonnable au regard des frais administratifs que nous avons exposés. Dans ce même cas, nous pouvons cependant aussi choisir de ne pas donner suite à votre demande. Le cas échéant, vous êtes toujours informé des motifs de cette décision.

En tout état de cause, nous vous informons toujours, au plus tard dans un délai de quatre semaines (pour les demandes simples) ou de trois mois (pour les demandes complexes ou multiples), de la suite donnée à votre demande. Dans ce dernier cas, nous vous informons des motifs de la prolongation du délai de réponse normal.

10. Qu’en est-il des modifications de la présente Déclaration de confidentialité ?

La présente Déclaration de confidentialité peut être révisée de temps à autre et les éventuelles modifications de la politique vous seront communiquées par e-mail et/ou par une publication sur notre site web. La date de la dernière modification de la présente Déclaration de confidentialité figure en haut du document.

11. Personne de contact

Si vous avez des questions concernant la présente politique, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : privacy@striktlysoftware.com.

Si vous estimez que nous ne vous aidons pas de la manière appropriée, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données) :

– en ligne : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen ;

– par e-mail : contact@apd-gba.be ;

– par téléphone : +32 (0)2 274 48 00 ;

– par courrier : Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles.